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Lexoffice und Sevdesk, zwei Buchhaltungsonlineprogramme im Test - subjektiver, langer, detailreicher Erfahrungsbericht

Nachdem ich knapp 7 Jahre Excel Listen bemüht habe um meine Steuererklärung zu machen, bin ich langsam an meine Grenzen geraten.
Deshalb war es für mich an der Zeit, ein passendes Onlinesteuerprogramm zu finden, das es im Idealfall gleich schafft auf einen Knopfdruck Umsatzsteuererklärungen, Einkommenssteuererklärungen etc. für einen zu erledigen - was, wie sich später herausstellt aber nicht so einfach zu finden ist.
Es folgt ein subjektiver Wahrnehmungsbericht über zwei Online Buchhaltungsprogramme.
Ich habe mich bemüht einige Bugs oder negative Punkte, die mich gestört haben einfach direkt mitzunotieren.


Zunächst habe ich mich für das "Programm" Sevdesk entschieden. 

Ich habe also alle meine Daten für 2019 eingetragen, Rechnungen hochgeladen, alle Buchungen bzw. Transaktionen, die gehen verknüpft, Bankkonten eingefügt (Privat und Geschäftskonto) und nach wahrscheinlich insgesamt einer Woche Arbeit war dann irgendwann alles vollständig und ich habe mehrere hundert Buchungen als Privat gekennzeichnet.

In der Realität bin ich allerdings auf einige Grenzen des Programms gestoßen. Auch habe ich einige Fehlerquellen ausfindig machen können und einige Punkte, die ich finde nicht sehr schlau gelöst sind.

Ich habe mich also nachdem ich meine Steuererklärung für 2019 abgegeben habe weiter auf die Suche gemacht und bin neben billomat und ähnlichen auf das weit bekannte Programm "lexoffice" aufmerksam geworden.

Ich bin also gerade quasi live dabei meine Daten für 2020 auf zwei Programmen parallel einzutragen, um euch einen möglichst guten Eindruck der beiden Plattformen zu vermitteln.

Vorab noch wichtig: Ich habe keinen Steuerberater und eigentlich ist es mein Ziel, selbst mit wenigen Klicks Einkommenssteuererklärung u.Ä. abgeben zu können und sich den Steuerberater so zu sparen. Das ist natürlich keine optimales Ziel, aber ein Steuerberater wäre für mich gerade noch in kein Verhältnis zu setzen. 
Außerdem übernehme ich hier keine Haftung. Ich möchte euch lediglich meine persönlichen Erfahrungen mit den beiden Programmen sevdesk und Lexoffice weitergeben. Bitte beachtet, Ich bin kein Buchhalter und kann und darf euch hier auch keine Hilfestellung geben. 

Spoiler: Sieger für mich persönlich ist lexoffice.

-> Warum? - Auch bei Lexoffice bin ich an meine Grenzen gestoßen und habe viele Fehler oder mögliche Verbesserungen gefunden.
Dennoch habe ich persönlich das Gefühl, dass ich bei lexoffice besser aufgehoben bin. Mit seinem relativ "begrenzten" Programm glaube ich, dass es mir eher erlaubt, Rechnungen etc. korrekt abzuspeichern. Mit begrenzt meine ich hierbei keinesfalls den Funktionsumfang, sondern dass mich das Programm in meine Schranken weist, wenn ich vor habe, etwas falsch zu buchen. Zack erscheint ein Hinweis, dass dies buchhalterisch eher in einer anderen Kategorie abgespeichert werden muss. Solch kleine Hinweise, schafften für mich ein großes Vertrauen.

Beide Systeme im Vergleich//Zusammenfassung:

Am besten lässt sich lexoffice und Sevdesk meiner Meinung nach mit Mac und Windows Systemen vergleichen.

Lexoffice bietet einen riesigen Funktionsumfang, und es scheint als würde man zukünftig hier noch viel zu erwarten haben.  Das System ist ein fixes System, das in sich wunderbar funktioniert und auch auf seine Partner gut abgestimmt ist. Es ist allerdings auch gebunden an bestimmte Regeln und Vorgaben und aus diesen auszubrechen ist schwierig (bspw. Kundennummern anpassen o.Ä.) Aber das scheint auch richtig so, wenn man alles buchhalterisch richtig machen will. 
Wenn ihr also gerade erst euer Gewerbe startet - könnt ihr direkt mit lexoffice starten und das Programm wird euch automatisch in eure Schranken weisen und euch wahrscheinlich warnen, wenn ihr dabei seid, etwas falsch zu machen.
Da ich wenig Ahnung von Buchhaltung habe, ist das also eine gute Variante für mich.

Möchte man allerdings im Detail mehr verändern können und tiefer in die Buchhaltung einsteigen, kann sevdesk auch eine Möglichkeit sein. 
Ins Besondere zeigt mir dies Anpassbarkeit im Bereich der Umsatzsteuerregeln. In Sevdesk kann man derzeit noch individuelle Umsatzsteuerregelungen treffen (z.B. wenn man Rechnungen von Facebook aus Irland o.Ä. einbucht die auf dem Umsatzsteuer Reverse Verfahren basieren). Mit den eigens anzulegenden Regeln kann man dann festlegen, wie Beträge und in welcher Zeile bei der Abgabe beim Steuerberater in dessen Datevsystem angezeigt werden.
Für mich war dies leider ein Nachteil, weil man diese teilweise auch jährlich anpassen muss. Ziemlich umständlich wenn ihr mich fragt, aber bei größeren Firmen vielleicht durchaus interessant.

Jetzt mal Step by Step. Ich hebe die Funktionen hervor, die für mich besonders außergewöhnlich waren.

 

Beginnen wir mit Sevdesk.

-  = nicht gegeben | +  = durchschnittlich/okay | ++ = gut | +++ = sehr gut | 

Funktionsumfang: +
Einkommenssteuerschätzungsanzeige, Steueraufwandschätzung. 
Automatische Synchronisation des Bankkontos funktionierte zeitweise mal gut.
E-Mail System stellenweise offensichtlich verbuggt - der E-Mail Support hat aber schnell reagiert und geholfen (mehrfache Anhänge die in E-Mails mitgesendet werden, wenn eine E-Mail Adresse in Sevdesk eingerichtet wurde).
Man kann Rechnungen aus dem System per Post verschicken lassen - für größere Firmen eventuell interessant.
Extrabereich mit Erinnerungsfunktion: Aufgaben
Nettes Zusatzfeature: Buchhaltungsscore (macht es etwas spielerischer)
Die automatische Zuordnung von Rechnungen zu Transaktionen auf dem Bankkonto funktioniert meist nicht.
Kirchensteuer lässt sich nicht ordentlich verbuchen

Preis-Leistungs-Verhältnis: +

Zu viele mögliche Aufpreise - zusätzlicher Nutzer 4,90€ pro Monat. Zusätzliches Briefpapier 4,90 € im Monat zusätzlich! - Viel zu viel meiner Meinung nach um einen Datensatz zu speichern (natürlich muss zusätzhlicher Supportaufwand eingerechnet werden, dennoch für mich nicht gerechtfertigt). 

Kundensupport: ++
etwa 3 von 4 Anrufen verliefen sehr positiv. Auch das anfängliche halbstündige Einführungsvideotelefonat ist sehr positiv zu bewerten.
Abzug eines Plusses gab es für einen Anruf, bei dem ich wegen der individuell einstellbaren Umsatzsteuerregelung anfragen musste.
Die Mitarbeiterin wirkte etwas genervt und meinte, es käme darauf an, dass ich wissen müsse, welchen Steuersatz ich anwende, sie schien nicht verstanden zu haben, dass ich ein technisches Problem hatte - ob ich nun ohne USt. auswählen müsste oder mit (bei USt. Reverse Charge Verfahren wird ja an sich keine gebucht). Vielleicht könnte man es auch eine Art Bug nennen, denn man kann nach Auswahl der Umsatzsteuerregelung immer noch auswählen ob 19% oder 16% oder keine USt. angewendet werden sollen.

E-Mail Support: +++

Nach mehreren Kontaktaufnahmen wurde mir immer freundlich weitergeholfen.

Austausch mit anderen Nutzern: +++

Ein eigenes Forum hilft unter einander Hilfemöglichkeiten zu erhalten.

Mögliche zukünftige bewegende Updates: +

Updates geplant, aber keine weltbewegenden wie sich das für mich persönlich herausliest. Bleibt abzuwarten, was sich verändert.

App:

Weiterleiten von Rechnungen die per Mail kamen über speziell E-Mail Adresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Sonst Negativ: 

Sollte man sich nicht den Aufwand gemacht haben, jede Buchung aus vergangener Zeit einer Transaktion zuzuordnen und stattdessen auf das Standardkonto einzuzahlen, wird ein dauerhafter - Saldo angezeigt. Da man das Dashboard noch nicht individuell anpassen kann, kann das sehr häufig verwirren.
Sevdesk erscheint häufig bugbehaftet und unzuverlässig. Teilweise waren auch die Ladezeiten extrem lang. Die automatische Zuordnung von Transaktionen des Bankkontos zu den passenden Rechnungen funktioniert nur sehr sehr selten.
Was mich besonders zu einem unzuverlässigen Eindruck gebracht hat, ist die Tatsache dass Sevdesk im Dashboard häufiger falsch lädt, ich hatte schon Daten angezeigt, die -300 € anzeigen, und nach einem neuen laden ein gutes Gewinn/Verlust Verhältnis.

Wenn du bereits in der Buchhaltung fit bist und dich näher auskennst, und individuelle Einstellungsmöglichkeiten schätzt, auf Kosten von ein paar Vertiefungskünsten könnte sevdesk etwas für dich sein.

 

Weiter mit lexoffice

-  = nicht gegeben | +  = durchschnittlich/okay | ++ = gut | +++ = sehr gut | 

Funktionsumfang: ++

Lohn&Gehaltsabrechnungen für zukünftige Mitarbeiter
evtl. zukünftig Onlinebezahlmethoder über einen Link der mit rausgeschickt wird / auf der Rechnung vermerkt wird.
Antragsgenerator
In meiner ländlichen Gegend gab es im Vergleich zu sevdesk mehr Steuerkanzleien, die Lexoffice unterstützen.
Automatische Zuordnung von Rechnungen zu Transaktionen funktioniert meist gut.

Preis-Leistungs-Verhältnis: ++

Im Vergleich zu Sevdesk deutlich mehr geboten, auch offenbar mehrere zusätzliche Nutzer anlegbar

Kundensupport: +++

Bisher kann ich hiervon nur positiv berichten. 

E-Mail Support: +++

Nach mehreren Kontaktaufnahmen wurde mir immer freundlich weitergeholfen.

Austausch mit anderen Nutzern: ++

Das Forum hierfür ist nicht so schnell auffindbar wie bei sevdesk, dennoch scheint in Forum dazu zu existieren. 

Mögliche zukünftige bewegende Updates: +

Bereits im Backend eingetragene Zusatzfeatures, die noch nicht anwählbar sind, machen Hoffnung auf baldige zukünftige Umsetzung (bspw. Zahlung per Link über lexoffice)

App

Wenn man sich nach dem Belegupload beim einfüllen der weiteren Daten einmal vertippt, kann es zu Problemen kommen.
Positiv zu bewerten ist, dass man bspw. auf dem iPhone bei Rechnungen direkt auf Teilen und dann zur lexoffice App uploaden kann.

Sonst Negativ:

Lädt man hier eine Rechnung hoch, kann man wenn dabei nur ein Anlagegut aufgeführt wird, teilweise nicht alle Positionen eines Belegs buchen. - Sehr unpraktisch, denn man muss dann diesselbe Rechnung mit _2 hochladen um die restlichen Positionen buchen zu können - das kann doch nicht sein.
Sonstige Transaktionen bei der Bank sind leider nur über mehrfache Klicks als private Transaktionen zu markieren.
Lädt man einen Beleg hoch ist das ohne Probleme möglich, lädt man ihn allerdings runter um ihn dann erneut hochzuladen (was ja leider häufiger benötigt wird um mehrere Positionen zu buchen) und man diesen heruntergeladenen Beleg hochladen will, geht das nicht, weil der Beleg in Lexoffice zwar als PNG abgespeichert wird, jedoch nicht als PNG hochgeladen werden kann. - man muss also zuerst die Datei umspeichern als jpeg oder PDF
Keine individuelle Anpassung der Kundennummern. (muss Datevkonform in bestimmtem Zahlenbereich liegen)
Es fehlen im Vergleich zu sevdesk zusätzliche Filteroptionen bei der Transaktionszuordnung.

 

Wenn du gerade dein Business startest, groß werden und von Anfang an auf der sicheren Seite sein willst, könnte Lexoffice dein guter Partner sein.

 

Hinweis: Natürlich empfiehlt sich für alles noch einen Steuerberater hinzuzuziehen. 

 

WÜNSCHE FÜR BEIDE SYSTEME:

- Bessere individuelle Anpassbarkeit bspw. Rechnungsgestaltung
- Mehrfachauswahl und Zuordnung bei Transaktionen der Bank 
- Angabe von Rundungsdifferenzen

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